Legislación Turística  LIBROS CONTABLES Y LEGALES

Se nos ha consultado si es posible con los avances tecnológicos actuales, llevar el control de los libros contables y legales en formatos digitales y no físicos.

Del estudio y análisis de los artículos 251 al 271 del Código de Comercio, puede desprenderse que el legislador al regular el tema de la contabilidad, en cuanto a la utilización de los libros contables, siempre lo hizo haciendo referencia implícita a los libros en formato físico, de forma tal, que hasta en el tanto no exista reforma que lo permita, la posibilidad de poder llevarlos en forma electrónica no es permitida.

Al respecto, transcribo en lo conducente los siguientes artículos de interés, todos referidos al Código de Comercio: (El subrayado no es del original)

“Artículo 251

Sin perjuicio de los libros que la ley de Impuesto sobre la Renta exige a toda persona natural o jurídica, los comerciantes están obligados a llevar otros legalizados por la Tributación Directa, en que se consignen en forma fácil, clara y precisa sus operaciones comerciales y su situación económica. A este efecto los siguientes son indispensables: un libro de Balances e Inventarios, un Diario y un Mayor que deberán ser encuadernados y foliados. Podrán además llevar las hojas columnares y los libros o registros auxiliares que consideren necesarios. Para tales auxiliares no es necesario el requisito de legalización. El comerciante puede llevar un libro de Caja, que no estará sujeto a las prescripciones de este Capítulo.”

“Artículo 254

En los libros debe escribirse en castellano, con claridad, en orden progresivo de fechas, sin dejar espacios en blanco, sin raspaduras ni entrerrenglonaduras. Cualquier equivocación u omisión que se cometa ha de salvarse por medio de un nuevo asiento en la fecha en que se advierta el error, y se pondrá al margen del asiento equivocado, con tinta diferente, una nota indicando que está errado y el folio donde se encuentra la corrección respectiva.”

“Artículo 264

Es absolutamente prohibido arrancar hojas o alterar la encuadernación o foliación de los libros a que este capítulo se refiere.

Cuando una o varias hojas se inutilizaren o anularen, no por eso dejarán de figurar en el lugar que les corresponde a efecto de no alterar el orden de los folios.”
Ahora bien referente a la posibilidad de poder llevar los libros contables mediante la utilización de hojas sueltas he de transcribir en lo conducente el artículo número 3 de la Sección Segunda, del Procedimiento para la legalización de libros ante la Administración Tributaria, que manifiesta lo siguiente: (El subrayado no es del original)

a …

d. Libros de actas en hojas sueltas: Se autoriza el uso de hojas sueltas únicamente en la legalización de los libros de actas, siempre y cuando las hojas por legalizar se presenten ante la respectiva Administración Tributaria debidamente foliadas y con la impresión tanto de la razón social como del número de cédula jurídica de la empresa o entidad interesada, en cada una de las hojas sueltas. La Administración Tributaria deberá estampar el sello de la oficina y la firma del funcionario responsable de la legalización en cada folio por legalizar. Para efectos prácticos, así como de conservación y manejo de los libros en hojas sueltas, la cantidad de este tipo de hojas a legalizar se restringe a un número máximo de quinientos folios, entendiéndose que cada libro debe iniciar con el folio número uno, sin que puedan legalizarse libros con una numeración posterior al folio quinientos.

Cada Administración Tributaria contará con un registro de rúbricas de funcionarios autorizados para firmar tanto las hojas sueltas como la autorización de los libros empastados, para efectos de control en el proceso de fiscalización.

Al igual que en los libros empastados, en los libros de hojas sueltas la razón de legalización deberá ir en el folio No 1. Además, en los casos de transformación y cierre de libros, deberá observarse lo establecido en los incisos b) y c) de este artículo.
Previo a la presentación ante la Administración Tributaria para el cierre, el libro de actas en hojas sueltas deberá ser encuadernado y empastado para su debida conservación.”

En conclusión debe indicarse que en la actualidad no es permitido llevar lo libros contables de forma computarizada, de igual forma únicamente pueden llevarse como libros de actas en hojas sueltas para el caso de una sociedad anónima los siguientes libros:

A) Actas de Consejo de Administración (Junta Directiva)
B) Actas de Asambleas de Socios (Asamblea General)
C) Registro de Socios (Registro de accionistas)

Licda. Zaira Mora Blanco
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Bufete Raymundo Volio Abogados & Consultores Tributarios